Hva skal registreres som avvik?

Eksempel på et avvik

Et avvik kan være mye forskjellig. Det kan tenkes på som en hendelse som faller utenfor det vi tenker som normalen, eller en feil eller mangel på arbeidsplassen. Som oftest er det bedre å registrere et avvik selv om man er usikker.

Når man skal registrere et avvik er det årsaken til hendelsen som skal registreres. 

Eksempelvis kan vi se for oss at en ansatt mangler verneutstyr og får en arbeidsrelatert skade:

Om noen skulle få en stein eller lignende i hodet på arbeidsplassen hvor vedkommende ikke har på seg hjelm, vil ikke avviket være selve skaden men heller årsaken bak. I dette tilfellet ville det være brudd på verneutstyr-bestemmelsene.

Samtidig skal årsaker til nesten-hendelser også registreres som avvik. For eksempel at det ikke er tilgjengelig sikkerhetsutstyr. Det trenger derfor ikke å ha skjedd en ulykke for at man skal registrere et avvik. Dette er en stor del av det forebyggende arbeidet med HMS som er å finne og forbedre risikoene før ulykkene faktisk skjer. 

Hvem har ansvaret?

Det er først og fremst arbeidsgiver som har ansvaret for at regelverket blir fulgt og at det er lagt til rette for avvikshåndtering innad i bedriften. Men alle medarbeidere er også pliktige i å melde fra om avvik eller mangler på arbeidsplassen så tidlig som mulig. 

For at avvik skal kunne registreres er det viktig at alle medarbeidere deltar. Da vil det være enklere for en bedrift å kunne oppdage feil og mangler raskere og smidigere. 

Som en del av internkontrollen og risikoarbeidet i en bedrift bør det være et system for avvikshåndtering på plass. Her er det da arbeidsgiver som må legge til rette for en HMS-kultur der det ikke bare er godtatt men også forventet at de ansatte melder ifra om avvik. I tillegg må de ansatte kunne være trygge på at arbeidsgiver faktisk følger opp avvik og håndterer de seriøst.

Med Skyworker kan arbeidsgiver gi tilgang til alle ansatte, samt tredjeparter, hvor alle har tilgang og innsyn i avvikshåndteringen.

Registrere og håndtere avvik med Skyworker

Et avvik kan opprettes med to steg:

1. Naviger til fanen for avvik under et aktivt prosjekt
2. Tildel avviket en tittel og trykk “opprett avvik”

Avviket er nå opprettet og kan tildeles en beskrivelse, bilder og annen relevant dokumentasjon. 

For prosjektledere kan verktøyet se litt annerledes ut da man har tilgang på flere funksjoner.

Som prosjektleder kan man tildele et avvik til en ansatt og sette en tidsfrist for når avviket skal være løst. Den ansatte kan med dette legge til dokumentasjon på avviket og markere den som håndtert.